日常费用报销需注意哪些事项?

问:日常费用报销需注意哪些事项?

答:

1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品购置费、业务招待费、培训费等.在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算.

2、费用报销的一般规定:

■遵循"实事求是,准确无误"的原则,有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人、审批人;

■报销的费用项目、报销标准和报销审批程序符合企业制度的规定;

■报销人取得相应的报销单据,且报销单据上面经办人、验收证明(复核)人、审批人签名齐全,报销单据所附原始凭证应是税务机关认可的合法、完整、有效凭证;报销单据的填写及原始凭证的黏贴需符合会计工作基本规范的要求:

●报销单据填写应根据费用性质填写对应单据;

●严格按单据要求项目认真写,注明附件张数,简述费用内容或事由,力求整洁美观,不得随意涂改;

●报销单封面与封面后的托纸必须大小一致,各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);

●各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;

●若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴;

●报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量张贴在一块,并按金额大小排列;

●报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;

●报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;

●报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准;

●有实物的报销单据需列出实物明细表并由验收人验收后在发票背面签名确认,低值易耗品等需入库的实物单据还应附入库单;

●出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料,每张出租车票背面需有主管领导签字确认;

●招待费的报销单据需注明其招待人员及人数并附用餐费作为餐费发票的附件.

3、费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销.

4、差旅费报销

■员工因公出差的必须经部门负责人核准,在规定的时间、地点、乘坐规定的交通工具、完成规定的任务;情况变化需改变地点或延长时间的,需事先报告主管领导同意.

■员工出差经部门负责人同意可以预借差旅费,借款金额及手续按照《资金管理制度》.

■员工出差应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费标准填写"差旅费报销单",执行费用报销流程.如与原规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销.  

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